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      策劃一場成功的峰會論壇活動需要注意哪些問題?

             峰會論壇活動每個行業都會有,有些行業為了塑造其完整性和行業歸屬性,還會每一年都舉辦一次行業內的論壇峰會,讓參會者了解到每一年行業的走向和規劃,以及學習一些新知識。論壇峰會的規模有大有小,大到兩千以上,小到一兩百人。策劃一場成功的峰會論壇,關于以下幾個注意點你一定要記??!

      策劃一場成功的峰會論壇活動需要注意哪些問題

      1、人員分配
             每個人要明確自己的職責,根據自己的職責完成好自己負責的任務,每個人都有一張任務表,所做的工作都寫在他所拿到的表中,就像玩游戲做任務一樣,做一個標記一個,直到任務都完成了。由總負責人負責統籌、監管和檢查,保證每個人的工作進度。

      2、場地選擇
             場地選擇預訂環節,包括住宿、晚宴、會議場地等。根據參會人數和活動規模進行決定,如何人數和規模較大,那就要選擇體育館、劇院、會展中心等大型場所,并且要了解清楚場地使用的細節。場地預算是很重要的一項,決定場地的關鍵因素,你可以看下:舉辦活動的場地要怎么選擇?。場地預訂,需要注意很多雜項,比如費用和場地使用的細節,搭建時間安排在什么時候?茶歇有沒有?有沒有單獨的VIP休息室?自助餐怎么算,多余的餐券可以退嗎?客房晚宴會場一起訂是否有折扣價?VIP來之前必須先拿好房卡,人一到直接進房,不能在前臺等待開房。

      3、核心人群
             核心人群就是嘉賓要提前對嘉賓進行分類,如:VVIP,VIP,嘉賓,媒體等等,并且根據這些嘉賓的等級進行安排車輛使用和住宿等問題。不是我們的觸及范圍,待企業確定出席以后,后續的工作可能都是很這些VVIP助理聯系,反正得確保好他們的工作不能失誤。VIP也得注意語言技巧,一般是主要是贊助商。VVIP和VIP的住宿出行,都以企業最高檔次安排。另外媒體里面大咖也得以最高檔次安排。

      4、第三方人員
             禮儀,提前培訓,服裝要準備,妝容要統一,根據需求進行安排。禮儀彩排根據不同的活動要進行彩排。禮儀需要注意的主要就是有頒獎環節需要拿東西上臺,這個要仔細彩排。
             保安,當會議需要用到保安的時候,說明這個檔次一般都不低了,保安的話統一服裝,身材發型都要盡量統一。工作職責基本就是酒店們門口接車的時候、會議現場的時候、晚宴的時候外場、還有就是VVIP休息室到會議現場的通道、以及現場我們公司的臨時辦公室門口。
             主持人的服裝、檔期都要提前安排好。主持人必須彩排串全場,無論他是否經驗豐富。主持人的手卡一定要做,這樣站臺上才顯得好看,手卡上的字要事先讓他確認能看見,同時,有題詞屏的話,題詞屏也是要放串詞的,雙重保險。主持人現場要有專門的一個同事跟著他,現場情況有變化,直接聯系這個同事,讓他第一時間告訴主持人。不然找來找去跑來跑去很浪費時間。

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