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      商務會議活動策劃步驟與流程

             商務會議是指具有商業性質的大型會議,一般包括企業的新產品宣傳、年會和商務宴會。與會者是公司實體或經理的代表。商務會議對會議各方面的要求很高。商務會議策劃的步驟與流程是什么?

      商務會議活動策劃步驟與流程

      一、確定活動主題
             只有明確了會議主題、核心內容,才能夠確定有哪些核心人員需要參加,誰來主持,哪位高層“坐陣”。此外,在會議議程安排時,注意緊湊、連貫,從實踐來看,一般控制在一到兩個小時為宜。

      二、擬定活動策劃案和具體操作方案
             活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本,供策劃活動用。一般來說,會議核心成員才提供。具體操作方案則是用于企業內部或者協助代理的廣告策劃公司,指導整個活動的具體操作,一般比較詳細,具體到每一個人每一步,甚至具體到胸卡的內容,時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

      三、會議時間安排
             確定時間、流程與目標管理,并做好反饋、調整。一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些,保證后面有時間來調整、完善。

      四、會議通知
             不管會議的性質如何,發送邀請總是比電話通知更禮貌。商務會議邀請函的設計應更加高端化。此外,還應注意在邀請函上核對會議人員的個人信息,以確保信息的正確和完善。

      五、會議接待
             在正式的商務會議和年度會議上,公司應選擇有社交能力和禮貌的員工,負責接待、登記、幫助和其他職責。專業的禮儀團隊和會議人員尤為重要。當歡迎客人時,必須清楚地為參與者指明方向。如果邀請函卡上有指定區域,為了清楚地告知該區域的位置和方向,有必要快速登記接待,不要猶豫。為了加快接待速度,可在大型會議入口處設立兩個或兩個以上的登記區,并提供門票。如果有更多的人沒有票或沒有票,他們可以集中在一個登記區。接待處有客人名單,直接勾選即可。

      六、現場控制
             現場控制是體現總協調人應變能力的一環,事實上,一個好的協調人會將工作做在前面:首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓,事前做一些排練。從實踐來看,現場的突變往往是因為溝通不暢,考慮不周,以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面;其次,要在事前準備好備選方案;再次,注意積累現場的靈活應變的處理技巧。

      七、跟蹤環節
             在會議結束時,與會者還可以咨詢和了解會議的經驗。這不僅有助于改善會議服務的不足,而且有助于及時發現和修復用戶的不滿,增進相互理解和聯系,為進一步合作打下基礎。

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